Zen To Done: l’ultime système de productivité

Leo Babauta est certainement le blogueur de référence en matière de productivité.

Il a mis au point la méthode Zen To Done (ZTD) comme alternative à la méthode Getting Things Done (GTD) de David Allen.

Son objectif était d’avoir une méthode plus facile à utiliser et plus pragmatique, mettant l’accent sur les priorités et sur le plaisir qu’on a à faire ce que l’on fait.

Cette méthode repose sur 10 habitudes à mettre en place:

zen to done

Habitude #1: Collectez

Vous devez avoir de quoi noter tout ce qui vous passer par la tête.

Leo utilise un carnet de Moleskine mais vous pouvez également utiliser une application comme Evernote sur votre ordinateur ou votre mobile (c’est ce que j’utilise).

Le fait de noter vous permet de vous enlever le stress d’avoir à vous souvenir de cette information et vous savez que l’information est quelque part si vous avez besoin de revenir dessus.

Personnellement ça fait des années que j’ai un fichier texte dans lequel je note mes idées, des infos, ou encore les tâches que j’ai à réaliser.

Depuis un an j’utilise Evernote qui me permet de mieux classer l’information.

Dans tous les cas:

– limitez les endroits où vous collectez l’information. Vous serez d’autant plus efficace

– écrivez les choses dès qu’elles vous passent par la tête et n’attendez pas

 

Habitude #2: Traitez

Pour chaque email dans votre boite mail traitez-le immédiatement au moment où vous l’ouvrez et ne remettez pas à plus tard vos décisions.

Sinon ajoutez une tâche dans votre liste de tâches à réaliser, ou alors déléguez-là.

 

Habitude #3: Planifiez

Chaque semaine et chaque jour prenez quelques minutes pour planifier vos tâches les plus importantes à réaliser.

Ensuite à chaque fois que vous vous mettez au travail commencez par ces tâches les plus importantes.

Ce conseil est simple mais terriblement efficace: plutôt que de remplir vos journées par un maximum de tâches, vous essayez au contraire d’accomplir les tâches les plus importantes qui vont vous permettre de réaliser vos objectifs à long terme.

 

Habitude #4: Agissez à 100%

Faites une tâche à la fois, sans distractions. C’est une des habitudes les plus importantes pour être efficace.

Eliminez toutes les distractions. Si vous êtes sur Internet supprimez toutes les fenêtres ou les onglets inutiles.

Vous pouvez également utiliser un minuteur pour mesurer le temps que vous prenez pour faire chaque tâche (j’ai commencé à le faire suite à la lecture de cet article et je trouve que c’est très efficace – je vous recommande l’application Apimac Timer sur Mac)

2 astuces pour agir:

– commencez. Si vous n’êtes pas emballé pour faire quelque chose, dites-vous que vous allez juste en faire 5 minutes. Il est beaucoup plus facile de continuer une fois qu’on a commencé.

– trouvez quelque chose qui vous fait vibrer dans le fait de réaliser cette tâche. Ca peut être une récompense à long terme si vous la réalisez, ou alors une gratification plus immédiate, mais si vous n’êtes pas du tout emballé alors il faut peut-être songer à déléguer ce type de tâches

 

Habitude #5: Ayez un système SIMPLE

Ayez un système simple pour implémenter ZTD, limité à quelques listes.

Concentrez-vous sur l’essentiel et ne perdez pas de temps à jouer avec des gadgets ou à améliorer sans cesse votre système.

Avec une boite mail, le logiciel Evernote et l’agenda Google vous pouvez mettre en place le système ZTD, pas besoin de gadgets compliqués

 

Habitude #6: Soyez ORGANISE

Chaque chose doit être à sa place et il est important de toujours garder ses documents organisés, tout comme son espace de travail.

Rangez tout de suite et ne remettez pas à plus tard.

 

Habitude #7: Passez en revue

Passez en revue votre système et vos objectifs chaque semaine.

L’idée c’est de toujours garder en tête vos objectifs à long terme et de faire en sorte que vos objectifs du jour ou de la semaine soient alignés avec eux.

 

Habitude #8: Simplifiez

Une manière d’être plus efficace c’est de se concentrer sur l’essentiel: supprimez toutes les tâches ou les obligations qui ne sont pas nécessaires à l’accomplissement de vos objectifs à long terme.

Chaque jour vous devriez avoir 2 à 3 tâches les plus importantes à réaliser. Si vous en avez plus il faut revoir vos priorités, supprimer ou déléguer.

Les tâches les plus faciles (comme répondez aux emails par exemple) doivent être réalisées en mode séquentiel (les unes à la suite des autres) pour prendre le moins de temps possible et ne pas vous interrompre lorsque vous êtes en train de réaliser vos tâches les plus importantes.

Personnellement je réponds à mes emails tous les 2 ou 3 jours, et uniquement après avoir terminé mes tâches les plus importantes.

 

Habitude #9: Mettez en place des routines

Les routines sont rassurantes et vous permettent de rester concentré et efficace.

Par exemple, tous les jours je vais à la salle de gym et je fais toujours le même entrainement (en essayant d’augmenter l’intensité).

Ca me permet d’y aller l’esprit serein sans me demande ce que je vais faire, et c’est l’occasion de prendre du temps pour me relaxer.

 

 

Habitude #10: Trouvez votre passion

C’est l’habitude la moins facile et pourtant la plus importante.

Si vous êtes passionné par ce que vous faites il sera beaucoup plus facile d’être efficace.

Leo donne une méthode en 2 étapes pour trouver sa passion et en vivre.

Et donne ce conseil: n’arrêtez jamais de chercher car votre vie en dépend !

 

Zen To Done: conclusion

Comme tous les livres de Leo Babauta ce livre se lit vite et on se sent revigoré en le lisant, prêt à partir à l’attaque !

Leo prévient cependant: il est difficile de vouloir changer d’un coup et il recommande d’implémenter une habitude de la méthode ZTD avant d’attaquer une autre.

 

A mon avis il s’agit d’un excellent système de productivité, beaucoup plus facile à mettre en place que GTD par exemple.

 

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Est-ce que ce système de productivité vous parait intéressant ? Quelles sont vos habitudes pour être productif ?

Répondez à ces question en laissant un commentaire ci-dessous 

 

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Pascal - 4 years ago

Mes habitudes pour être productif est effectivement de prendre l’habitude de noter chaque idée qui me passe par la tête, d’organiser son travail et de ne pas ouvrir Facebook…avant d’avoir fini mon objectif journalier…enfin j’essaye ! 😉

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Rach - 4 years ago

Il n’existe pas en français ?

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Roman - 4 years ago

Superbe livre qui s’applique facilement pour peu que l’on prenne le temps d’implémenter chaque habitudes, l’une après l’autre.

@Rach : Je ne crois pas qu’il existe de version française. Tu peux néanmoins regarder le blog Habitude Zen qui est une traduction fr de Zen Habits par Olivier Roland. Dessus, il y a déjà énormément d’article de qualité sur la productivité.

Il est clair pour moi que Leo a été une grosse source d’inspiration et qu’il m’a permit d’être 200 X plus efficace dans ma vie aujourd’hui.

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soliles@solutions internet - 4 years ago

Collecter l’information et la traiter immédiatement est une solution à beaucoup de tracas.
Trouver la passion, ici c’est le web, une passion qui prend un temps fou et qui remet en cause pas mal d’organisations, on se dit: il y a cette tâche à effectuer, puis au fil des clics les découvertes se font de plus en plus nombreuses, puis on ouvre sur un autre domaine etc etc… garder ses objectifs en vue et ne pas se laisser aller dans une direction qui n’a pas été souhaitée!
L’organisation et le timing de chaque action est une bonne solution, l’expérience permet d’y arriver assez facilement avec un peu de discipline.

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Antoine de Lama Fâché - 4 years ago

Bonjour Aurélien,

En ce moment, je suis sur un projet de création de formation qui demande beaucoup de travail donc de motivation et je recherche des méthodes de productivité comme celle-ci.

J’ai récemment acheté la méthode GTD mais pour l’instant je n’ai même pas eu la motivation de terminer le livre !

Je suis persuadé que la concentration et la productivité résident dans le minimalisme et je trouve que les conseils de Leo Babauta sont toujours excellent.

Je vais donc essayer de mettre en place ces habitudes, merci pour l’article, ça m’évitera d’avoir à lire le livre 😉

Je viens de découvrir une autre méthode pour booster sa concentration donc sa productivité au travail : la méthode pomodoro. Quelqu’un connait ?

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Marc - 4 years ago

Merci pour cette ressource !
Je cherchais justement un système de productivité simple et efficace car GTD est … pff … Une machine assez complexe (le système lui-même est déjà une galère alors l’appliquer !).
Je vais de ce pas me procurer ce livre, je pratique depuis un certain temps la méthode pomodoro qui est citée dans le commentaire précédent et qui consiste à découper son travail par tranche de 25 min focalisé sur une tâche (grosso modo). Cela marche très bien pr moi et zen to done sera un très bon complément à cette méthode.
A bientôt.

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laurence@formation webmarketing - 4 years ago

Jolie ressource! ZTD en bref s’organiser pour réussir 😉

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Pas de commentaire avec des ancres optimisées du style "gagner de l'argent" ou "casino en ligne", merci.